¿Qué es la firma electrónica y por qué tu empresa la necesita?

¿Qué es la firma electrónica y por qué tu empresa la necesita?

En un contexto en el que la transformación digital es una necesidad para las empresas, estar al tanto sobre qué es la firma electrónica y cuál es su utilidad es absolutamente imprescindible. 

Definición y diferencias: firma digital vs. electrónica

La firma es una rúbrica que sirve para identificar indubitadamente al firmante de un documento y validar su consentimiento con respecto a lo que consta en ese papel. Dicho de otra manera, es la prueba de la voluntad de una persona y de su compromiso con lo que expresa el documento. 

En la era digital, la firma se puede plasmar también a través de formato electrónico, lo cual nos lleva a hablar de firma digital vs. firma electrónica. 

Firma electrónica, definición

La firma electrónica se define en el Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, como el conjunto de datos en formato electrónico que son anejos a otros datos electrónicos o están asociados de manera lógica con ellos, y que se utilizan para firmar.

El significado de firma electrónica hace referencia a cualquier método electrónico que permite a una persona o empresa manifestar su consentimiento, aprobación o intención de firmar un documento digitalmente. Aquí se incluyen desde fórmulas sencillas como marcar una casilla en un formulario hasta procedimientos criptográficamente sofisticados. 

Sus características clave son:

• Vinculación con el firmante. Tiene que asociarse con una persona o empresa de forma lógica.
• Medios electrónicos. No es una firma manuscrita escaneada en un papel, sino una acción realizada dentro del entorno digital.
• Finalidad jurídica. Muestra la voluntad de firmar y tiene plena validez legal.

Firma digital, definición

Esta es una subcategoría técnica dentro del concepto más amplio de firma electrónica. Se refiere a una forma de firma a través de medios electrónicos que utiliza algoritmos criptográficos de clave pública. Esto permite:

• Garantizar la autenticidad del firmante. Verificar que es quien dice ser.
• Asegurar la integridad del documento. Poder detectar si ha sido modificado tras la firma.
• Proporcionar un “no repudio”. Porque el firmante no puede negar que firmó el documento.

Para que se pueda dar la firma digital deben utilizarse dos claves. Una clave privada que solo posee el firmante y una clave pública que sirve para verificar la firma. Si el documento cambia, la huella digital cifrada cambiará y esto permite detectar fraudes.

El término “firma digital” no aparece mencionado expresamente en el eIDAS ni en la Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Pero se entiende que tienen la consideración de firmas digitales las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas que utilizan los certificados digitales. Así, es una firma digital la firma electrónica que tiene una base criptográfica y certificado digital. 

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

Para entender qué es la firma electrónica, lo que debe quedar claro es que este es un concepto legal más amplio, que incluye desde métodos electrónicos sencillos hasta mecanismos avanzados. En cambio, la firma digital es un subtipo de firma electrónica que se basa en la criptografía asimétrica y que se utiliza en firmas electrónicas avanzadas o cualificadas.

Tipos de firma electrónica

Comprender cómo funciona la firma electrónica requiere conocer los diferentes tipos que existen de la misma.

Firma electrónica básica o simple

Es la forma más sencilla y responde al concepto general de “datos electrónicos asociados a un documento que el firmante utiliza para firmar”. Aquí se incluyen métodos electrónicos de aceptación de las condiciones de contratación, como marcar una casilla de verificación, e incluso una firma manuscrita en un documento en papel y luego escaneada.

Este tipo de firma identifica al firmante, pero ofrece un nivel de seguridad bajo en comparación con otras modalidades, porque no incorpora medidas técnicas fuertes de verificación.

Firma electrónica avanzada

Tiene mayor nivel de seguridad que la anterior, porque cumple los requisitos que exige el eIDAS:

• Está vinculada al firmante de manera única.
• Permite identificar al firmante.
• Se ha creado utilizando datos que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo y con un alto nivel de confianza.
• Está vinculada a los datos firmados, de manera que cualquier modificación posterior de esos datos será detectable.

Esta firma se implementa a través de métodos criptográficos como un certificado digital, así queda asegurada la identidad del firmante y la inalterabilidad del documento. Todo esto consigue que el nivel de seguridad sea más elevado que en una firma electrónica básica.

Firma electrónica cualificada

Es la que ofrece el nivel más alto de seguridad reconocido legalmente. El eiDAS la define como la firma electrónica avanzada que se crea a través de un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.

Es decir, que cumple todos los requisitos de la firma avanzada y, además, requiere del uso de un certificado cualificado expedido por un prestador de servicios de confianza cualificado. Esto asegura al máximo la identidad del firmante y protege frente a la manipulación del documento una vez que ha sido firmado. 

Es, por tanto, la firma electrónica con mayores garantías técnicas y legales que recogen tanto el ordenamiento jurídico español como el europeo. Tal y como dispone el Reglamento Europeo aplicable en esta materia, esta firma surte los mismos efectos jurídicos que una firma a mano en papel, en cualquier Estado miembro de la Unión Europea.

Firma electrónica para empresas, ¿cuál necesita mi negocio?

Cada empresa es única y, por eso, no hay una respuesta única. La firma electrónica necesaria en cada caso va a depender del nivel de seguridad y de validez jurídica que se requiera. Por ejemplo, para la mayoría de contratos privados, como el firmado con un proveedor de materias primas, es suficiente con una firma electrónica avanzada. En cambio, para hacer trámites especialmente sensibles o regulados, como participar en una licitación pública, puede ser necesaria una firma electrónica cualificada.

El eIDAS señala que la firma electrónica, sea del tipo que sea, siempre tiene validez legal. La diferencia es que las avanzadas y las cualificadas aportan mayor fuerza probatoria y más seguridad. De ahí que sean las más utilizadas en el ámbito empresarial.

Ventajas de implementar la firma electrónica

Los beneficios de la firma electrónica para las empresas son múltiples y se extienden a diferentes ámbitos. 

Ahorro de tiempo y agilidad en los trámites

Con este sistema firmar contratos y documentos es mucho más sencillo y rápido, porque ya no hay que coordinar reuniones físicas ni enviar papeleo por correo postal. Los documentos se pueden firmar al instante desde cualquier ordenador o móvil, aunque los firmantes no compartan el mismo espacio físico.

Una firma en papel puede tardar semanas en materializarse, mientras que la firma de un documento de forma electrónica puede quedar resuelta en menos de un día. Este acortamiento de los plazos permite cerrar negocios de forma rápida y aprovechar mejor las oportunidades que ofrece el mercado. 

Ahorro de costes operativos y mejora del aprovechamiento de los recursos humanos

Al sustituir la firma en papel por su versión electrónica, las empresas ahorrar en papel, impresiones, gastos de mensajería y los gastos asociados al almacenaje de documentos físicos. Además, la automatización y/o eliminación de procesos que antes eran manuales (escaneo de documentos, impresión, archivo, etc.)  permite a los empleados dedicar su tiempo a tareas de mayor valor añadido.

Por cada documento firmado digitalmente en lugar de a mano se pueden ahorrar varios euros. Multiplicando el ahorro que se consigue al cabo de un año, la cifra puede ser de miles de euros, e incluso millones, dependiendo del volumen de documentos que maneje la empresa.

Mayor eficiencia y productividad

Las tareas administrativas repetitivas acaban por restar motivación a los empleados y afectan negativamente a su productividad. En cambio, al implementar un sistema de firma electrónica, los equipos pasan menos tiempo haciendo tareas administrativas y pueden dedicarse a tareas estratégicas.

Esto se aprecia muy bien en los equipos de ventas. Si ya no tienen que preocuparse de imprimir los contratos, quedar con el cliente para firmarlos y enviarlos a la empresa, pueden dedicar más tiempo a su labor comercial y conseguir nuevos clientes y más pedidos.

Por otro lado, la automatización de la gestión de contratos mediante la firma electrónica evita los errores humanos y ahorra pérdidas de tiempo para solucionarlos. El resultado es que la empresa es más productiva y tiene más capacidad para manejar un mayor volumen de operaciones sin necesidad de ampliar su equipo humano.

Facilidad y comodidad 

Una de las grandes ventajas de la firma electrónica es que ofrece flexibilidad geográfica y horaria. Se pueden firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, solo hace falta tener conexión a internet.

En un escenario en el que el teletrabajo y hacer negocios a distancia es cada vez más común, este sistema facilita hacer gestiones de manera remota.

Seguridad e integridad de los documentos

Al analizar para qué sirve la firma electrónica y qué beneficios reporta a nivel empresarial no se puede pasar por alto lo mucho que refuerza la seguridad en las transacciones. De hecho, llega a ser más segura que la firma en papel. Porque las firmas digitales emplean algoritmos criptográficos y certificados digitales que se encargan de garantizar la identidad indubitada del firmante y la integridad del documento.

Cada firma lleva asociada una traza o registro que sirve para saber quién firmó el documento y cuándo. Esto aporta una mayor protección frente a los fraudes o falsificaciones en comparación con la firma manuscrita en un papel.

Validez legal y cumplimiento normativo

Implementar la firma electrónica en la empresa reporta ventajas a nivel funcional, pero también a nivel legal. Porque este sistema es jurídicamente seguro, más todavía cuando se usa una firma electrónica cualificada, que está considerada como equivalente a una manuscrita.

Esto le brinda tranquilidad a las empresas a la hora de firmar contratos, autorizaciones y todo tipo de documentos.

Beneficios medioambientales

La sostenibilidad forma ya parte de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de muchas empresas, y no hay mejor manera de cuidar del medioambiente que reduciendo el consumo de papel y de tinta, y reduciendo la huella de CO2. Porque al usar documentos firmados en formato digital no hace falta gastar energía para imprimirlos ni para llevarlos hasta el destinatario.

Estas políticas de sostenibilidad son muy valoradas por los consumidores, los inversores y los posibles socios, y contribuyen a mejorar la imagen pública que proyecta una empresa.

Sectores que más se benefician

Todos los sectores empresariales pueden aprovechar las ventajas de la firma electrónica, pero hay algunos en los que su adopción es especialmente importante, por el gran volumen de documentación que se maneja y/o por la necesidad de agilizar procesos.

Recursos Humanos

En los departamentos de Recursos Humanos se generan una gran cantidad de documentos que necesitan firma: contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, etc. Implementar la firma electrónica simplifica y agiliza trámites como la incorporación de nuevos empleados.

Automatizar estas tareas ahorra papeleo y reduce los tiempos de gestión, aumentando la productividad de los empleados de RRHH y mejorando la experiencia de los trabajadores cuando tienen que hacer trámites con la empresa.

Sector financiero y bancario

Los contratos relacionados con productos financieros implican mucha firma presencial, pero eso está cambiando. Porque gracias a la firma electrónica la contratación de servicios financieros y seguros se ha simplificado y es ahora mucho más rápida.

En un sector en el que la seguridad es algo primordial, la firma electrónica avanzada es la mejor manera de garantizar la identidad de los firmantes y la integridad de los documentos. Además, este sistema ofrece una mayor comodidad al cliente, que puede firmar desde la app del banco sin necesidad de desplazarse a la oficina.

Sector inmobiliario

La compraventa y el alquiler de inmuebles llevan asociados la firma de numerosos documentos: contratos de arras, ofertas, contratos de alquiler, contratos de compraventa, etc. En un momento en el que las operaciones se tienen que cerrar rápido, la firma electrónica permite hacer las transacciones al instante, incluso cuando el cliente está en el extranjero.

Este sistema consigue mejorar de manera muy notable la experiencia del cliente, que puede acceder antes a la casa o local que necesita.

Sector tecnológico y e-commerce

Las empresas que tienen una base tecnológica son ejemplos de firma electrónica, porque la utilizan en sus transacciones diarias. A través de ella firman contratos con sus proveedores, con clientes, e incluso con inversores.

Este sistema permite una agilidad que es seña de identidad de las empresas que operan en el ámbito tecnológico, el comercio electrónico y también en las startups. Poder firmar contratos de manera inmediata les brinda una ventaja competitiva que puede marcar la diferencia a la hora de crecer más rápido.

Sector sanitario y farmacéutico

En hospitales, clínicas y en las empresas farmacéuticas la rapidez y la seguridad son factores críticos cuando se trata de manejar la documentación. En estos sectores, la firma electrónica se puede usar para fines muy diferentes como: contratar al personal médico, cerrar acuerdos con proveedores sanitarios, que el paciente pueda dar su consentimiento informado ante una intervención, etc.

Esto reduce los trámites burocráticos y permite dedicar más tiempo a la atención a los pacientes o a la investigación, que es lo realmente importante.

Conclusión

Ahora que sabes qué es la firma electrónica, para qué sirve y cuáles son sus ventajas, entenderás mejor por qué se ha consolidado como una pieza fundamental dentro del proceso de transformación digital. No es de extrañar que cada vez más sectores la implementen para optimizar su operativa diaria y ganar competitividad en un entorno con un alto nivel de digitalización.

Si tu empresa todavía gestiona los contratos y documentos en papel, es hora de dar un salto de calidad hacia una solución digital tan efectiva y segura como lo es la firma electrónica. En poco tiempo comprobarás cómo se aceleran los ciclos de negocio, se simplifica la burocracia y se fortalecen las garantías de tus acuerdos. Pero implementar la firma electrónica requiere contar con un partner de confianza para que todo el proceso sea lo más ágil y sencillo posible. Por eso, si tienes claro que esta es una prioridad dentro de vuestro proceso de transformación digital, no dudes en contar con nuestro equipo.