Guía completa sobre el Reglamento (UE) 910/2014 para garantizar que tu firma electrónica tenga plena validez jurídica en toda Europa
Dentro del marco de la transformación digital, la firma electrónica se configura como una herramienta esencial para las empresas. Pero, para que esta forma de identificación tenga plena validez jurídica, debe adaptarse a la normativa vigente que, en el caso de Europa, es el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), complementado en España con la Ley 6/2020, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.
Conocer los parámetros de la firma electrónica eIDAS es imprescindible para garantizar el cumplimiento normativo en esta materia y para entender qué ventajas ofrece para las empresas.
Garantiza que tus documentos tengan la misma validez que los firmados a mano
Tu firma es válida en los 27 países de la Unión Europea sin trámites adicionales
Marco regulatorio que genera confianza en las transacciones electrónicas
eIDAS es el acrónimo de electronic Identification, Authentication and trust Services (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza). El Reglamento eIDAS regula un marco jurídico armonizado para las transacciones electrónicas dentro de la Unión Europea (UE).
Su objetivo es unificar las reglas relativas a identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza. De esta manera, la validez legal de la firma electrónica reconocida en un Estado miembro se extiende a todos los demás. Lo cual facilita mucho las transacciones transfronterizas y contribuye al desarrollo del mercado único digital.
El eIDAS no es el primer reglamento europeo en materia de transacciones electrónicas. Anteriormente, estuvo en vigor la Directiva de Firmas Electrónicas, aprobada en 1999. Esta norma declaraba formalmente que la firma electrónica era equivalente a nivel legal a una firma manuscrita dentro del territorio de los Estados miembros. Pero cada país tenía libertad para establecer su normativa interna sobre la seguridad de las transacciones electrónicas.
De ahí la necesidad de articular una normativa uniforme que llegó en 2014 a través del eIDAS (que dejó sin vigencia la Directiva de 1999).
La regulación actual recoge diversos servicios electrónicos de confianza que van más allá de la firma electrónica tradicional:
La actual regulación de la firma electrónica ha conseguido que esta tenga los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita tradicional. De este modo, ciudadanos y empresas pueden firmar contratos y documentos electrónicamente, con la confianza de saber que serán aceptados en cualquier país europeo (siempre y cuando se cumplan los requisitos que establece el Reglamento).
La firma electrónica en España está regulada por lo dispuesto en el eIDAS y en la Ley 6/2020. Ambas normas imponen una serie de requisitos rigurosos que se deben cumplir para que las firmas digitales y los demás servicios de confianza sean fiables y tengan validez en todo el territorio de la Unión Europea.
Tiene la consideración de prestador de servicios cualquier entidad que ofrezca servicios de creación o verificación de firmas digitales, sellos electrónicos, sellos de tiempo, etc. Todas ellas deben cumplir una serie de obligaciones en materia de seguridad y supervisión.
En el caso de España, los prestadores quedan sujetos a notificación y control por parte de un órgano supervisor, que es el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Los prestadores tienen que comunicar a este Ministerio el inicio de su actividad, para pasar a formar parte del listado público de servicios de confianza autorizados.
Si el prestador desea ofrecer servicios cualificados, entonces necesita una verificación previa de cumplimiento. Un organismo acreditado se encarga de verificar si cumple los requisitos exigidos por el eIDAS y, si es así, le otorga la condición de "prestador cualificado" y pasa a formar parte de la Lista de Confianza Nacional.
Es fundamental asegurar la correcta identidad de los firmantes y la veracidad de los datos que figuran en los certificados.
Verificación física en oficina
Con garantías equivalentes
En España, la normativa interna exige que los certificados cualificados indiquen, entre otros datos, el DNI/NIF del interesado.
Todos los prestadores de servicios, cualificados o no, deben adoptar una serie de medidas técnicas y organizativas adecuadas para gestionar los riesgos de seguridad inherentes al servicio que están prestando.
Están obligados a mantener sistemas fiables que garanticen la integridad de los datos firmados y la custodia de la información relacionada.
En el caso de España, existe la obligación de conservar la información durante 15 años.
Tratándose de servicios remotos en la nube, el prestador debe asegurar que el entorno es tan seguro como si la firma se realizara en un dispositivo controlado por el usuario.
Garantía base requerida
Los prestadores de servicios de confianza cualificados deben cubrir su responsabilidad civil con una garantía económica de 1.500.000 euros. Este tipo de seguros se tienen que ampliar en 500.000 euros adicionales por cada tipo de servicio cualificado extra ofrecido. Estas cantidades sirven para indemnizar a los afectados en caso de fallos o daños ocasionados por el servicio.
Cuando el prestador cese en su actividad, tiene que comunicarlo con dos meses de antelación tanto a los usuarios como al órgano supervisor. Para que los afectados pueden tomar medidas como migrar a otro proveedor. Si no se hace así, el prestador del servicio puede incurrir en responsabilidad por los daños causados.
En materia de firma electrónica eIDAS, el Reglamento obliga a notificar sin demoras cualquier violación de seguridad o pérdida de integridad que pueda tener un impacto significativo en el servicio de confianza.
Ministerio de Transformación Digital
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Usuarios afectados
El objetivo de esta alerta temprana es que las autoridades y los usuarios puedan tomar medidas para evitar daños mayores y que la confianza en el sistema se restituya lo antes posible.
Si no se cumple esta obligación de dar aviso, las autoridades pueden imponer al prestador del servicio una sanción de cuantía bastante elevada.
En cumplimiento del eIDAS, solo las personas físicas pueden ser titulares de certificados de firma electrónica. Las personas jurídicas (empresas y entidades) lo que obtienen es un certificado de sello electrónico. Aunque también es posible que utilicen una firma electrónica cuando el que actúa en su nombre es un representante legal debidamente habilitado para ello.
Certificado de firma electrónica
Certificado de sello electrónico
SignaSuite trabaja con prestadores de servicios de confianza cualificados, garantizando que todas tus firmas tengan plena validez legal en toda Europa.
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Escoger un proveedor de firma electrónica para empresas (certificado de sello electrónico) es una decisión importante a la que hay que dedicar tiempo.
Los puntos clave a tener en cuenta para garantizar que la elección es acertada son:
Todo proveedor de firma electrónica eIDAS tiene que estar reconocido a nivel oficial. Cada Estado tiene sus propias Listas de Confianza que, en el caso de España, gestiona el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Este listado se puede consultar en la web del Ministerio, en el apartado de "Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza", que recoge tanto a los cualificados como a los no cualificados.
Es esencial escoger un proveedor que conste en dicho listado, y preferiblemente que tenga la condición de prestador cualificado para los servicios que ofrece. Esto implica que ha pasado una serie de auditorías y controles que acreditan que cumple todos los requisitos que exige el eIDAS.
Para que la firma digital eIDAS, el certificado de sello electrónico en el caso de las empresas, sea válida, el proveedor debe cumplir toda la normativa aplicable. Esto implica respetar lo establecido en el Reglamento Europeo y en la Ley 6/2020, pero también otras normas técnicas europeas sobre formatos de firma reconocidos oficialmente.
Un buen proveedor es aquel que es capaz de ofrecer firmas en formatos interoperables, de manera que estas puedan ser verificadas por terceros sin ningún problema.
En el caso de empresas que necesitan relacionarse con la Administración Pública, hay que verificar que el proveedor soporta los estándares y las políticas de firma que exigen las sedes electrónicas gubernamentales.
La conformidad con estándares de seguridad como la certificación ISO 27001 no es obligatoria, pero es un indicador positivo de la seriedad y profesionalidad con la que trabaja el proveedor de servicios.
En materia de certificado digital eIDAS, lo primero es identificar qué tipo de firma electrónica necesita el negocio. A partir de ahí es fácil buscar un proveedor que ofrezca ese nivel de firma con las correspondientes garantías.
Además, es conveniente revisar si ofrece servicios adicionales que pueden ser de utilidad, como sellado de tiempo, validación de certificados o custodia de documentos firmados.
La firma electrónica segura debe integrarse en los flujos de trabajo de manera sencilla. Es fundamental que el proveedor ofrezca un proceso de firma que sea cómodo para el usuario final y, a la vez, respete todos los estándares en materia de seguridad.
Por último, pero no menos importante, es interesante saber qué reputación tiene el proveedor. Además, es recomendable escoger uno que ofrezca asistencia en caso de incidencias y que pueda ofrecer cobertura en todos los países en los que opera la empresa que va a contratar sus servicios.
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La firma electrónica eIDAS distingue tres niveles con diferentes requisitos y efectos legales.
Engloba a cualquier firma electrónica que no cumple los criterios específicos de seguridad que impone la normativa. Por ejemplo, la imagen escaneada de una firma manuscrita en un documento en formato papel.
Se acepta como firma online legal, pero en caso de disputa harán falta pruebas adicionales para acreditar la identidad del firmante y que el documento no ha sido alterado.
Es un nivel intermedio que cuenta con más garantías técnicas y legales que la anterior. Debe cumplir cuatro requisitos:
Este tipo de firma aporta un alto nivel de confianza y una fuerza probatoria significativa ante los tribunales. Se usa en documentos como contratos laborales o acuerdos comerciales. Sin embargo, la ley no le concede presunción automática de equivalencia a la manuscrita. Esto quiere decir que la carga de probar su autenticidad recae en quien la presenta como prueba si la misma fuera impugnada.
Es el nivel más alto y seguro de firma electrónica, el que se ajusta a todos los requisitos que exige el eIDAS en España.
Para que una firma electrónica tenga la consideración de cualificada tiene que:
Por disposición del Reglamento eIDAS, este tipo de firma tiene la misma validez legal que una firma manuscrita, y despliega sus efectos en todos los Estados miembros.
| Característica | Simple | Avanzada | Cualificada |
|---|---|---|---|
| Seguridad | |||
| Validez legal | Básica | Alta | Equivalente a manuscrita |
| Facilidad de uso | Muy fácil | Fácil | Requiere certificado |
| Coste | € | €€ | €€€ |
Nuestra plataforma se adapta a tus necesidades, ofreciendo desde firma simple para documentos internos hasta firma cualificada para contratos de alta responsabilidad.
Descubre cómo funcionaIgnorar la normativa en materia de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza puede tener graves consecuencias tanto para los prestadores de servicios como para las empresas usuarias.
Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves, y las sanciones pueden ser:
Ejemplos: Retrasos en notificaciones, errores administrativos menores
Ejemplos: Incumplimiento de medidas de seguridad, falta de auditorías
Ejemplos: Vulneración grave de seguridad, fraude, reincidencia
Además de la multa, el infractor puede:
Las empresas que confían en prestadores de servicios que incumplen sus obligaciones pueden sufrir:
Los documentos firmados pueden no tener validez legal
Dificultades en trámites con la Administración Pública
Costes por repetir procesos y posibles litigios
Pérdida de confianza de clientes y socios
Trabajar con un proveedor no cualificado o que incumpla eIDAS puede invalidar todos tus procesos de firma digital, generando graves problemas legales y operativos para tu empresa.
Trabajamos exclusivamente con prestadores de servicios de confianza cualificados que cumplen todos los requisitos del Reglamento eIDAS.
eIDAS Compliant
SignaSuite te ofrece todas las herramientas para gestionar tus documentos con firma electrónica conforme a eIDAS. Desde envíos simples hasta procesos complejos con múltiples firmantes.
El uso de la firma digital conforme al eIDAS se ha extendido entre el tejido empresarial español, porque aporta agilidad y seguridad en múltiples procesos que las empresas tienen que afrontar en su día a día.
Algunos ejemplos prácticos son:
Cierre de acuerdos comerciales con clientes, proveedores o socios. Facilita la firma del acuerdo sin necesidad de que los interesados estén reunidos en un mismo espacio físico.
Gestión financiera y documentos contables. Se utiliza para dar órdenes de pago, aprobar gastos, hacer el cierre contable, e incluso para emitir facturas electrónicas.
Recursos humanos y teletrabajo. Es posible firmar de forma remota contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y multitud de documentos, sin necesidad de que el empleado se desplace hasta las oficinas de la empresa.
Interacción con las Administraciones Públicas. En este caso, las empresas están obligadas a relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, y contar con el certificado digital o la firma electrónica del representante es imprescindible para presentar documentación. Por ejemplo, para pedir una subvención o participar en la licitación de una obra pública.
En procesos de firma
Papel y envíos
En toda la UE
Firma sin horarios
El eIDAS y su transposición a la legislación española han creado un sistema homologado a nivel europeo y seguro tanto para la firma digital como para los servicios de confianza, del que las empresas se benefician enormemente.
Cumplir con este Reglamento permite operar sin papeles a nivel internacional, contando siempre con la certeza de que los acuerdos firmados van a ser totalmente válidos en cualquier país de la Unión Europea.
A la vez que se consigue reducir trabas burocráticas y todas las tareas asociadas a la administración de documentos en formato papel. Puede ser, por tanto, una importante fuente de ventaja competitiva frente a aquellas empresas que todavía están comenzando su transformación digital y no han llegado a este punto.
Eso sí, para garantizar la máxima seguridad y confiabilidad, es esencial escoger un proveedor de servicios debidamente que esté acreditado y, a ser posible, cualificado.
Si quieres saber más sobre la firma electrónica eIDAS, puedes consultar estos recursos oficiales:
Texto completo del Reglamento eIDAS en el Diario Oficial de la UE
Consultar documentoInformación sobre firma electrónica del Gobierno de España
Acceder al portalEn SignaSuite cumplimos estrictamente con el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020. Trabajamos con prestadores de servicios de confianza cualificados para garantizar que todas las firmas realizadas a través de nuestra plataforma tengan plena validez legal en toda la Unión Europea.
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