Què és la signatura electrònica i per què la teva empresa la necessita?

Què és la signatura electrònica i per què la teva empresa la necessita?

En un context en què la transformació digital és una necessitat per a les empreses, estar al corrent sobre què és la signatura electrònica i quina és la seva utilitat és absolutament imprescindible.

Definició i diferències: signatura digital vs. electrònica

La signatura és una rúbrica que serveix per identificar indubitadament el signant d'un document i validar el seu consentiment respecte al que consta en aquest paper. Dit d'una altra manera, és la prova de la voluntat d'una persona i del seu compromís amb el que expressa el document.

En l'era digital, la signatura es pot plasmar també a través de format electrònic, la qual cosa ens porta a parlar de signatura digital vs. signatura electrònica.

Signatura electrònica, definició

La signatura electrònica es defineix en el Reglament (UE) 910/2014, conegut com eIDAS, com el conjunt de dades en format electrònic que són annexos a altres dades electròniques o estan associats de manera lògica amb ells, i que s'utilitzen per signar.

El significat de signatura electrònica fa referència a qualsevol mètode electrònic que permet a una persona o empresa manifestar el seu consentiment, aprovació o intenció de signar un document digitalment. Aquí s'inclouen des de fórmules senzilles com marcar una casella en un formulari fins a procediments criptogràficament sofisticats.

Les seves característiques clau són:

• Vinculació amb el signant. Ha d'associar-se amb una persona o empresa de forma lògica.
• Mitjans electrònics. No és una signatura manuscrita escanejada en un paper, sinó una acció realitzada dins de l'entorn digital.
• Finalitat jurídica. Mostra la voluntat de signar i té plena validesa legal.

Signatura digital, definició

Aquesta és una subcategoria tècnica dins del concepte més ampli de signatura electrònica. Es refereix a una forma de signatura a través de mitjans electrònics que utilitza algoritmes criptogràfics de clau pública. Això permet:

• Garantir l'autenticitat del signant. Verificar que és qui diu ser.
• Assegurar la integritat del document. Poder detectar si ha estat modificat després de la signatura.
• Proporcionar un "no repudi". Perquè el signant no pot negar que va signar el document.

Perquè es pugui donar la signatura digital s'han d'utilitzar dues claus. Una clau privada que només posseeix el signant i una clau pública que serveix per verificar la signatura. Si el document canvia, l'empremta digital xifrada canviarà i això permet detectar fraus.

El terme "signatura digital" no apareix esmentat expressament en l'eIDAS ni en la Llei 6/2020, reguladora de determinats aspectes dels serveis electrònics de confiança. Però s'entén que tenen la consideració de signatures digitals les signatures electròniques avançades i qualificades que utilitzen els certificats digitals. Així, és una signatura digital la signatura electrònica que té una base criptogràfica i certificat digital.

Diferències entre signatura electrònica i signatura digital

Per entendre què és la signatura electrònica, el que ha de quedar clar és que aquest és un concepte legal més ampli, que inclou des de mètodes electrònics senzills fins a mecanismes avançats. En canvi, la signatura digital és un subtipus de signatura electrònica que es basa en la criptografia asimètrica i que s'utilitza en signatures electròniques avançades o qualificades.

Tipus de signatura electrònica

Comprendre com funciona la signatura electrònica requereix conèixer els diferents tipus que existeixen de la mateixa.

Signatura electrònica bàsica o simple

És la forma més senzilla i respon al concepte general de "dades electròniques associades a un document que el signant utilitza per signar". Aquí s'inclouen mètodes electrònics d'acceptació de les condicions de contractació, com marcar una casella de verificació, i fins i tot una signatura manuscrita en un document en paper i després escanejada.

Aquest tipus de signatura identifica el signant, però ofereix un nivell de seguretat baix en comparació amb altres modalitats, perquè no incorpora mesures tècniques fortes de verificació.

Signatura electrònica avançada

Té major nivell de seguretat que l'anterior, perquè compleix els requisits que exigeix l'eIDAS:

• Està vinculada al signant de manera única.
• Permet identificar el signant.
• S'ha creat utilitzant dades que el signant pot utilitzar sota el seu control exclusiu i amb un alt nivell de confiança.
• Està vinculada a les dades signades, de manera que qualsevol modificació posterior d'aquestes dades serà detectable.

Aquesta signatura s'implementa a través de mètodes criptogràfics com un certificat digital, així queda assegurada la identitat del signant i la inalterabilitat del document. Tot això aconsegueix que el nivell de seguretat sigui més elevat que en una signatura electrònica bàsica.

Signatura electrònica qualificada

És la que ofereix el nivell més alt de seguretat reconegut legalment. L'eIDAS la defineix com la signatura electrònica avançada que es crea a través d'un dispositiu qualificat de creació de signatures electròniques i es basa en un certificat qualificat de signatura electrònica.

És a dir, que compleix tots els requisits de la signatura avançada i, a més, requereix de l'ús d'un certificat qualificat expedit per un prestador de serveis de confiança qualificat. Això assegura al màxim la identitat del signant i protegeix davant la manipulació del document una vegada que ha estat signat.

És, per tant, la signatura electrònica amb majors garanties tècniques i legals que recullen tant l'ordenament jurídic espanyol com l'europeu. Tal com disposa el Reglament Europeu aplicable en aquesta matèria, aquesta signatura té els mateixos efectes jurídics que una signatura a mà en paper, en qualsevol Estat membre de la Unió Europea.

Signatura electrònica per a empreses, quina necessita el meu negoci?

Cada empresa és única i, per això, no hi ha una resposta única. La signatura electrònica necessària en cada cas dependrà del nivell de seguretat i de validesa jurídica que es requereixi. Per exemple, per a la majoria de contractes privats, com el signat amb un proveïdor de matèries primeres, és suficient amb una signatura electrònica avançada. En canvi, per fer tràmits especialment sensibles o regulats, com participar en una licitació pública, pot ser necessària una signatura electrònica qualificada.

L'eIDAS assenyala que la signatura electrònica, sigui del tipus que sigui, sempre té validesa legal. La diferència és que les avançades i les qualificades aporten major força probatòria i més seguretat. D'aquí que siguin les més utilitzades en l'àmbit empresarial.

Avantatges d'implementar la signatura electrònica

Els beneficis de la signatura electrònica per a les empreses són múltiples i s'estenen a diferents àmbits.

Estalvi de temps i agilitat en els tràmits

Amb aquest sistema signar contractes i documents és molt més senzill i ràpid, perquè ja no cal coordinar reunions físiques ni enviar paperassa per correu postal. Els documents es poden signar a l'instant des de qualsevol ordinador o mòbil, encara que els signants no comparteixin el mateix espai físic.

Una signatura en paper pot trigar setmanes a materialitzar-se, mentre que la signatura d'un document de forma electrònica pot quedar resolta en menys d'un dia. Aquest escurçament dels terminis permet tancar negocis de forma ràpida i aprofitar millor les oportunitats que ofereix el mercat.

Estalvi de costos operatius i millora de l'aprofitament dels recursos humans

En substituir la signatura en paper per la seva versió electrònica, les empreses estalvien en paper, impressions, despeses de missatgeria i les despeses associades a l'emmagatzematge de documents físics. A més, l'automatització i/o eliminació de processos que abans eren manuals (escaneig de documents, impressió, arxiu, etc.) permet als empleats dedicar el seu temps a tasques de major valor afegit.

Per cada document signat digitalment en lloc de a mà es poden estalviar diversos euros. Multiplicant l'estalvi que s'aconsegueix al cap d'un any, la xifra pot ser de milers d'euros, i fins i tot milions, depenent del volum de documents que manegi l'empresa.

Major eficiència i productivitat

Les tasques administratives repetitives acaben per restar motivació als empleats i afecten negativament la seva productivitat. En canvi, en implementar un sistema de signatura electrònica, els equips passen menys temps fent tasques administratives i poden dedicar-se a tasques estratègiques.

Això s'aprecia molt bé en els equips de vendes. Si ja no han de preocupar-se d'imprimir els contractes, quedar amb el client per signar-los i enviar-los a l'empresa, poden dedicar més temps a la seva tasca comercial i aconseguir nous clients i més comandes.

Per altra banda, l'automatització de la gestió de contractes mitjançant la signatura electrònica evita els errors humans i estalvia pèrdues de temps per solucionar-los. El resultat és que l'empresa és més productiva i té més capacitat per manejar un major volum d'operacions sense necessitat d'ampliar el seu equip humà.

Facilitat i comoditat

Un dels grans avantatges de la signatura electrònica és que ofereix flexibilitat geogràfica i horària. Es poden signar documents des de qualsevol lloc i en qualsevol moment, només cal tenir connexió a internet.

En un escenari en què el teletreball i fer negocis a distància és cada vegada més comú, aquest sistema facilita fer gestions de manera remota.

Seguretat i integritat dels documents

En analitzar per a què serveix la signatura electrònica i quins beneficis reporta a nivell empresarial no es pot passar per alt el molt que reforça la seguretat en les transaccions. De fet, arriba a ser més segura que la signatura en paper. Perquè les signatures digitals empren algoritmes criptogràfics i certificats digitals que s'encarreguen de garantir la identitat indubtada del signant i la integritat del document.

Cada signatura porta associada una traça o registre que serveix per saber qui va signar el document i quan. Això aporta una major protecció davant els fraus o falsificacions en comparació amb la signatura manuscrita en un paper.

Validesa legal i compliment normatiu

Implementar la signatura electrònica a l'empresa reporta avantatges a nivell funcional, però també a nivell legal. Perquè aquest sistema és jurídicament segur, més encara quan s'usa una signatura electrònica qualificada, que està considerada com a equivalent a una manuscrita.

Això li brinda tranquil·litat a les empreses a l'hora de signar contractes, autoritzacions i tot tipus de documents.

Beneficis mediambientals

La sostenibilitat forma ja part de la Responsabilitat Social Corporativa (RSC) de moltes empreses, i no hi ha millor manera de cuidar del medi ambient que reduint el consum de paper i de tinta, i reduint la petjada de CO2. Perquè en usar documents signats en format digital no cal gastar energia per imprimir-los ni per portar-los fins al destinatari.

Aquestes polítiques de sostenibilitat són molt valorades pels consumidors, els inversors i els possibles socis, i contribueixen a millorar la imatge pública que projecta una empresa.

Sectors que més es beneficien

Tots els sectors empresarials poden aprofitar els avantatges de la signatura electrònica, però hi ha alguns en què la seva adopció és especialment important, pel gran volum de documentació que es maneja i/o per la necessitat d'agilitzar processos.

Recursos Humans

En els departaments de Recursos Humans es generen una gran quantitat de documents que necessiten signatura: contractes laborals, acords de confidencialitat, etc. Implementar la signatura electrònica simplifica i agilitza tràmits com la incorporació de nous empleats.

Automatitzar aquestes tasques estalvia paperassa i redueix els temps de gestió, augmentant la productivitat dels empleats de RRHH i millorant l'experiència dels treballadors quan han de fer tràmits amb l'empresa.

Sector financer i bancari

Els contractes relacionats amb productes financers impliquen molta signatura presencial, però això està canviant. Perquè gràcies a la signatura electrònica la contractació de serveis financers i assegurances s'ha simplificat i és ara molt més ràpida.

En un sector en què la seguretat és quelcom primordial, la signatura electrònica avançada és la millor manera de garantir la identitat dels signants i la integritat dels documents. A més, aquest sistema ofereix una major comoditat al client, que pot signar des de l'app del banc sense necessitat de desplaçar-se a l'oficina.

Sector immobiliari

La compravenda i el lloguer d'immobles porten associats la signatura de nombrosos documents: contractes d'arres, ofertes, contractes de lloguer, contractes de compravenda, etc. En un moment en què les operacions s'han de tancar ràpid, la signatura electrònica permet fer les transaccions a l'instant, fins i tot quan el client està a l'estranger.

Aquest sistema aconsegueix millorar de manera molt notable l'experiència del client, que pot accedir abans a la casa o local que necessita.

Sector tecnològic i e-commerce

Les empreses que tenen una base tecnològica són exemples de signatura electrònica, perquè la utilitzen en les seves transaccions diàries. A través d'ella signen contractes amb els seus proveïdors, amb clients, i fins i tot amb inversors.

Aquest sistema permet una agilitat que és senyal d'identitat de les empreses que operen en l'àmbit tecnològic, el comerç electrònic i també en les startups. Poder signar contractes de manera immediata els brinda un avantatge competitiu que pot marcar la diferència a l'hora de créixer més ràpid.

Sector sanitari i farmacèutic

En hospitals, clíniques i en les empreses farmacèutiques la rapidesa i la seguretat són factors crítics quan es tracta de manejar la documentació. En aquests sectors, la signatura electrònica es pot usar per a fins molt diferents com: contractar el personal mèdic, tancar acords amb proveïdors sanitaris, que el pacient pugui donar el seu consentiment informat davant una intervenció, etc.

Això redueix els tràmits burocràtics i permet dedicar més temps a l'atenció als pacients o a la investigació, que és el realment important.

Conclusió

Ara que saps què és la signatura electrònica, per a què serveix i quins són els seus avantatges, entendràs millor per què s'ha consolidat com una peça fonamental dins del procés de transformació digital. No és d'estranyar que cada vegada més sectors la implementin per optimitzar la seva operativa diària i guanyar competitivitat en un entorn amb un alt nivell de digitalització.

Si la teva empresa encara gestiona els contractes i documents en paper, és hora de fer un salt de qualitat cap a una solució digital tan efectiva i segura com ho és la signatura electrònica. En poc temps comprovaràs com s'acceleren els cicles de negoci, es simplifica la burocràcia i es reforcen les garanties dels teus acords. Però implementar la signatura electrònica requereix comptar amb un partner de confiança perquè tot el procés sigui el més àgil i senzill possible. Per això, si tens clar que aquesta és una prioritat dins del vostre procés de transformació digital, no dubtis a comptar amb el nostre equip.