Envia contractes, nòmines, polítiques internes i documents d'incorporació. Cada empleat signa des del mòbil o l'ordinador, i RH veu qui ha signat i guarda les evidències.
La signatura electrònica per a recursos humans permet que cada empleat signi contractes, nòmines o polítiques internes des del mòbil o l'ordinador, sense imprimir ni escanejar. RH envia els documents, veu qui falta per signar i conserva les proves. El que es pot signar així i com depèn de la norma laboral de cada país.
L'estalvi de debò és en allò repetitiu: perseguir signatures, comprovar qui ha llegit una política o localitzar un document de fa anys quan algú el demana.
Abans de començar, decideix quins documents passen primer, avisa la plantilla de com rebrà l'enllaç i tingues al dia correus i mòbils, perquè cada signant els necessita. Comença per alguna cosa de baix risc, com una política interna, i amplia quan el procés funcioni. Deixa clar qui envia, qui revisa l'estat i qui conserva els documents.
| Document | Com s'envia | Què convé revisar |
|---|---|---|
| Contractes i annexos | Un enviament per persona, amb plantilla si el model es repeteix. També pot signar l'empresa. | Les obligacions de cada modalitat de contracte. |
| Nòmines i rebuts | Un document per empleat, cada mes. | El que s'ha acordat amb la plantilla i el conveni. |
| Polítiques internes | Enviament massiu a tota la plantilla o a un departament. | Que en quedi constància de cada persona. |
| Incorporació | Diversos documents junts amb el sobre únic. | Quines dades personals inclou cada document. |
| Avaluacions | Signatura de l'empleat i del responsable, per ordre. | Qui ha de signar primer. |
El que és laboral no és igual a tot arreu. A Espanya, l'Estatut dels Treballadors permet celebrar el contracte per escrit o de paraula, exigeix la forma escrita en alguns casos (art. 8) i demana documentar el salari amb un rebut individual i justificatiu (art. 29.1). Això només és orientació: revisa cada cas amb el teu assessor laboral. En altres països, mira les guies per país.
Pots donar accés a cada persona de l'equip amb rols i permisos, i connectar l'accés amb SSO si el teu pla ho inclou. Més sobre l'enviament a enviar documents a signar.
El Reglament eIDAS no nega efectes a una signatura per ser electrònica, però només la qualificada equival per llei a la manuscrita (art. 25). La simple i l'avançada són vàlides com a prova, i si es discuteixen cal acreditar qui va signar i que el document no va canviar. Si una norma o el teu conveni exigeixen signatura qualificada, explica'ns-ho abans d'enviar. L'explicació completa és a la guia de signatura electrònica eIDAS.
De cada signatura queden:
Dades personals. Nòmines i contractes inclouen dades personals de l'empleat. Els documents es guarden xifrats en servidors europeus, d'acord amb el RGPD. Tot i així, la teva empresa continua sent responsable de decidir qui hi accedeix i durant quant de temps conserva cada document: revisa-ho amb el teu assessor o delegat de protecció de dades.
Amb SignaSuite pots enviar rebuts de salari perquè cada empleat els signi. A Espanya, l'article 29.1 de l'Estatut dels Treballadors exigeix documentar el salari amb un rebut individual i justificatiu. Abans de canviar el procés, revisa amb el teu assessor laboral el conveni i el que ja tingueu acordat.
El contracte de treball es pot celebrar per escrit o de paraula, i alguns han de constar per escrit (art. 8 de l'Estatut dels Treballadors). Abans de triar el tipus de signatura, comprova amb el teu assessor laboral les obligacions de cada modalitat de contracte i país.
No. Qui signa no necessita compte, subscripció ni instal·lar res. Obre l'enllaç del correu, confirma amb un codi SMS i signa des del mòbil o l'ordinador.
Sí, amb l'enviament massiu, segons el teu pla. Importes la llista de destinataris des d'Excel o CSV o fas servir les teves llistes de contactes, i cada persona rep el seu document amb les seves dades: nom, DNI, lloc de treball o departament.
El tauler mostra l'estat de cada persona: pendent, signat o rebutjat. Pots reenviar recordatoris a qui falti, i queda un informe d'evidències de cada signatura.
SignaSuite funciona a qualsevol país, però la validesa d'una signatura i el que es pot signar en l'àmbit laboral depenen de la llei local. En alguns països es demana, per exemple, un consentiment previ del treballador. Consulta les guies per país i el teu assessor.
Explica'ns quins documents signa la teva plantilla i t'orientem
Enviaments, seguiment i evidències en un sol lloc